Sistema Interno de Información (Canal de Denuncias)
En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, la Mutualidad ha implementado un sistema interno de información, a través del que toda persona puede comunicar hechos y circunstancias que haya conocido en un contexto laboral o profesional de los que se pueda derivar una sospecha fundada de infracción, garantizándose la protección de la privacidad, confidencialidad y anonimato en todo el proceso.
El sistema interno de información o canal de denuncias se ha instrumentalizado a través de la herramienta informática denominada Whistle-Bit, propiedad del proveedor Infodenuncias, S.L. La gestión de las comunicaciones se ha externalizado en el despacho de abogados Delvy Law, S.L.
El sistema interno de información no es un medio para la remisión de dudas, consultas, sugerencias, quejas o para la información de conductas no incluidas en el ámbito del artículo 2 de la Ley 2/2023, para cuya comunicación la Mutualidad dispone de otros canales habilitados al efecto, por ejemplo, el buzón de atención al cliente, establecido y regulado por el Reglamento del servicio de atención al cliente de la Mutualidad.
Sin perjuicio de la consideración del canal de denuncias como vía preferente, los informantes podrán acudir, ya sea directamente o tras la comunicación a través del canal de denuncias de la Mutualidad, ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes.
Medios de acceso al sistema interno de información
- Comunicación por escrito a través de correo postal: Delvy Law, S.L., Calle Velázquez 126, 2º C, 28006 Madrid (Atención: canal de denuncias de Mutualidad de Empleados del Banco de España, M.P.S. de Seguros).
- Comunicación por escrito a través de correo electrónico: jose.morato@delvy.es.
- Comunicación verbal a través de llamada telefónica o de sistema de mensajería de voz: 618 256 879.
- Comunicación a través del enlace al canal de denuncias , disponible en la página de inicio de la web de la Mutualidad www.mutuabde.es, mediante la cumplimentación de un formulario on line, con la posibilidad de adjuntar documentos y ficheros de audio.
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Comunicación, a solicitud del informante, mediante una reunión presencial. En este caso:
- La reunión se celebrará dentro del plazo máximo de siete días naturales, en las oficinas del gestor: Calle Velázquez 126, 2º C, 28006 Madrid, siendo necesario acudir con cita previa.
- La comunicación será objeto de una transcripción completa y exacta.
Al presentar la comunicación y a efectos de recibir notificaciones del gestor:
- Si la comunicación se realiza a través de correo postal, correo electrónico, llamada telefónica, sistema de mensajería de voz o reunión presencial: el informante puede indicar una dirección postal o un correo electrónico.
- Si la comunicación se realiza a través del enlace al canal de denuncias: el informante puede registrarse en el canal indicando un correo electrónico, o bien, puede mantenerse anónimo, solicitando un código de seguimiento, en cuyo caso, se le requerirá una contraseña (el código de seguimiento puede recibirse, a elección del informante, por correo electrónico que, en ningún caso, será almacenado en la base de datos, o bien, puede mostrarse en pantalla para su anotación).
El informante tendrá la opción de mantener el anonimato en torno a su identidad durante todo el proceso, siendo opcional que incluya datos que permitan su identificación. El código de seguimiento del canal de denuncias constituye un medio habilitado para recibir notificaciones, sin necesidad de facilitar datos identificativos o de contacto.
Principios esenciales del procedimiento
El canal de denuncias cumple las siguientes garantías esenciales, tanto para el informante, como para el denunciado y para otras personas que puedan verse implicadas:
- Transparencia y accesibilidad: el canal de denuncias es de conocimiento público a través de la página web de la Mutualidad, apareciendo el enlace de acceso en su página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable.
- Confidencialidad y anonimato: la configuración del canal de denuncias reúne las garantías de confidencialidad y anonimato, así como las prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección del informante. Se informará al informante de que su identidad será en todo caso reservada y que no será comunicada a la persona afectada ni a terceros salvo, cuando ello resulte procedente en los términos establecidos en la Ley española de protección del informante, a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. El gestor del canal de denuncias y el responsable del sistema interno de información se comprometen a guardar la confidencialidad debida en todas las actuaciones y en relación con todas las personas que intervengan.
- Buena fe: las comunicaciones deberán realizarse con motivos razonables para considerar que la información es veraz en el momento de comunicarla y que entra dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, aunque no se aporten pruebas concluyentes. La falta de acreditación posterior de los hechos no implicará, por sí sola, mala fe del informante. No deberán comunicarse informaciones a sabiendas de su falsedad ni tergiversarse deliberadamente los hechos.
- Objetividad e imparcialidad: las comunicaciones que se reciben a través del canal de denuncias se tratan y gestionan bajo los mismos criterios, con independencia de quién las realice y sobre quién versen, sin establecer diferencia o privilegio alguno en atención a las circunstancias que concurran en sus personas y en su situación en el organigrama jerárquico y funcional de la Mutualidad.
- Protección del informante: el canal de denuncias protege a todos los informantes. El sistema interno de comunicación de la Mutualidad prohíbe de manera expresa los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación a través del canal. Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, sólo por su condición de informante. Las posibles represalias podrán comunicarse al responsable del sistema, quien valorará sin demora las medidas de protección que procedan y realizará su seguimiento.
Protección de datos personales en materia del sistema interno de información
- Los datos recabados a través del canal de denuncias son tratados por la Mutualidad como responsable del tratamiento de datos personales.
- La finalidad del tratamiento de los datos personales es recibir, analizar y tramitar las comunicaciones, investigar los hechos y adoptar las medidas que procedan. El tratamiento se basa en el cumplimiento de una obligación legal, conforme al artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 y al artículo 30.2 de la Ley 2/2023. No será obligatorio identificar al informante para presentar y tramitar una comunicación.
- Los usuarios del canal de denuncias podrán en cualquier momento, de acuerdo con la legislación aplicable en cada caso, ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento respecto de sus datos personales mediante comunicación escrita dirigida al domicilio social de la Mutualidad indicando el derecho concreto que desean ejercitar o a través del correo electrónico protecciondatos@mutuabde.es.
- Los datos tratados podrán incluir las siguientes categorías: datos de carácter identificativo, datos referentes a sus características personales y circunstancias sociales, datos de contacto, datos académicos y profesionales, datos económicos, financieros y de seguros e información relativa a los hechos comunicados, siempre que sean necesarios. Los datos personales tratados pueden haber sido aportados tanto por el propio interesado como por terceros. Los datos de categorías especiales incluidos en las comunicaciones recibidas se suprimirán conforme al artículo 32.2 de la Ley 2/2023. Cualquier tratamiento de estas categorías que resulte necesario para actuaciones de investigación requerirá una valoración previa de su licitud y garantías, con intervención del delegado de protección de datos, conforme al artículo 30.5 de dicha ley y al artículo 9 del Reglamento (UE) 2016/679.
- Para ampliar información sobre protección de datos se puede consultar la política de privacidad de la Mutualidad.